Noticias de sistemas para concesionarios

Acerca de nuestros clientes : Meteor Group Plc

Meteor Group Plc tiene siete concesionarios en la región de las Midlands, en el Reino Unido. Cuando el grupo decidió externalizar el servidor Autoline y las aplicaciones, eligieron a ADP. Simon Miles, secretario corporativo de Meteor, fue clave para la toma de esta decisión. Tres años más tarde, nos cuenta por qué eligió ADP y cuáles han sido los resultados.

Señales de peligro

"La dirección presionaba para reducir los tiempos de parada del sistema porque cada vez tenían consecuencias más graves; debíamos resolver los problemas tecnológicos lo más rápidamente posible. Además, en esa misma época, hubo una semana en que toda la empresa no pudo acceder al sistema de gestión de concesionarios, al correo electrónico y a internet.

Los factores que contribuían a esta inestabilidad son frecuentes en nuestro sector. El grupo Meteor inició un proceso de adquisiciones en el 2000 que aumentó el número de usuarios del sistema de 25 a 125 en un periodo de dos años. Esto dio lugar a un desbarajuste total de hardware, software y conexiones de red, lo que, a su vez, originaba diversos niveles de fiabilidad, asistencia y mantenimiento.

Para complicar todavía más la gestión de semejante infraestructura de TI, había que coordinar los contratos de los proveedores en las 8 sucursales. Los tres proveedores de hardware, software y servicios de comunicaciones no asumían ninguna responsabilidad y se pasaban la pelota los unos a los otros, lo que ralentizaba la resolución de los problemas en todas las sucursales."

Impulsores del cambio

Al igual que otros grupos de concesionarios, Meteor no contaba con especialistas de TI que pudieran gestionar las demandas del grupo. Además, la ubicación del servidor del grupo era una decisión vital. Simon Miles señaló: "básicamente, estábamos dirigiendo una empresa valorada en 170 millones de libras esterlinas desde un ordenador casero. Las únicas medidas de seguridad que aplicábamos eran la copia de seguridad diaria en cintas que se guardaban fuera de la sucursal."

Para superar las limitaciones de los recursos, los riesgos para la empresa y la escasa disponibilidad del sistema había que cambiar el servidor. Sobre este punto, el señor Miles comentó: "con el tiempo, el servidor principal requería actualizaciones periódicas y cada vez más memoria para responder a las necesidades del creciente número de usuarios. El servidor, ya obsoleto, había superado la capacidad para la que había sido diseñado y teníamos problemas de fiabilidad, mantenimiento y capacidad cada semana, y a veces incluso cada día.

Además, el servidor no era compatible con la última versión de Autoline, con el nuevo módulo de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Esto traía consecuencias económicas, porque el módulo era parte de un requisito que implicaba el pago de bonificaciones por importe de 150.000 libras.

Requisitos de la nueva infraestructura de TI

Simon Miles planificó la actualización y reubicación del servidor de DMS, implantó un plan de recuperación de desastres e instaló una red resiliente de comunicaciones. Un nuevo entorno de servidor seguro implicaba cableado a gran escala, un nuevo armario de comunicaciones, distintos enrutadores o switches, así como sistemas anti incendios, unidades de aire acondicionado y, posiblemente, una unidad de copias de seguridad.

Simon Miles tenía una visión clara de su estrategia de TI: "Quería que los siete concesionarios operaran como una sola empresa. Esto iba a requerir que todos los módulos de Autoline se alojaran en un único servidor, lo que facilitaría la creación de distintos servicios compartidos y centralizados para funciones claves como la contabilidad, CRM o el marketing, y para procesos exclusivos de los fabricantes, como reclamaciones de garantía o administración de vehículos.

Solución

La solución HSP (Hardware Service Provision) de ADP gestiona proactivamente la administración diaria de las aplicaciones empresariales desde su centro de alojamiento (hosting) resiliente y de última generación. El soporte, mantenimiento, monitorización, gestión integral del servidor y de la aplicación Autoline permite que los concesionarios se centren en su actividad principal: la venta y servicio de coches. ADP actúa como "ventanilla única" para todas sus necesidades tecnológicas, ya que también diseña e instala las redes.

Cuando le preguntamos de qué forma la solución HSP de ADP había ayudado al grupo Meteor, Simon Miles comentó:

Mayor disponibilidad del sistema

"El contrato de nivel de servicio compromete a una tasa de disponibilidad del sistema del 98,5%. Después de tres años, puedo decir han cumplido. Los únicos 'tiempos de parada' que hemos experimentado son los debidos a las actualizaciones y los mantenimientos programados. Estas operaciones suelen realizarse los domingos por la mañana, así que no afectan en absoluto al negocio."

Solución de TI ampliable y estructura predecible de costes

"El coste se calcula 'por usuario', por lo que la estructura de costes es muy sencilla y puede funcionar para empresas grandes y pequeñas por igual. HSP también es flexible si la empresa tiene que crecer rápidamente en un periodo concreto, como nos ocurrió a nosotros. De este modo, ya no hay problemas con hardware obsoleto o necesidad de realizar actualizaciones continuamente."

La recuperación en caso de desastres responde a las prácticas más recomendables

"Para mí, éste es el elemento más impresionante. Sé que sería casi imposible que una empresa sola pudiera duplicar todas las funciones que incorporan los centros de alojamiento de ADP debido a la enorme inversión de capital que requiere."

Gestión proactiva

"Ahora ya no tengo que implicarme en el funcionamiento diario del sistema: se gestiona de forma proactiva, lo que significa que muchas veces recibo una llamada del centro de alojamiento antes siquiera de darme cuenta de que hay algún problema."

Un único punto de contacto

"Si hay un problema, solo tengo que hacer una llamada. Nunca hay conflictos entre proveedores en cuanto a quién debe asumir la responsabilidad."

Menor implicación de la dirección en las cuestiones de TI

"Desde que hicimos el cambio, el tiempo de gestión se ha reducido casi a cero. De hecho, el tiempo que dedico a la TI ahora es mucho más agradable y productivo."

Rentabilidad

"En una comparación estrictamente financiera, HSP resultaba algo más caro: alrededor de 125 libras más por sucursal al mes. Sobre todo, debido a la inversión, necesaria, en la red MPLS. Sin embargo, si se valoran en algo las funciones de recuperación de desastres y todos los costes ocultos, incluido el tiempo de gestión interna, creo que la mayor parte de los concesionarios llegaría a la misma conclusión a que llegué yo: que HSP es una propuesta comercial y financiera muy atractiva."

Finalmente, cuando le preguntamos a Simon Miles si recomendaría HSP a otras empresas, respondió: "sí, desde luego que recomendaría esta solución. Los niveles de servicio y la atención profesional que recibimos supera todas nuestras expectativas iniciales dentro de un presupuesto aceptable."